PERATURAN ORGANISASI
PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
LEMBAGA PENDIDIKAN MADRASAH TUHFATUSH SHIBYAN
I.
Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
Keutuhan dan
kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi
yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan
sistem administrasi yang dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi
di lingkungan LPMTS, maka diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha
unifikasi aturan yang wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus
agar menjadi tradisi organisasi yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan
progran organisasi guna mencapai tujuan.
Kecuali
untuk memelihara keutuhan dan kesatuan gerak organisasi, adanya sistem
administrasi itu juga untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin
organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris diseluruh tingkatan organisasi
secara vertikal. Oleh karena itu terbitnya Pedoman Penyelenggaraan Tertib
Administrasi merupakan suatu jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya
keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara sah di lingkungan LPMTS.
1.2.Pengertian
Pedoman
Penyelenggaraan Tertib Administrasi adalah serangkaian aturan mengenai
penyelenggaraan organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan
dan atribut organisasi yang berlaku di LPMTS.
1.3. Tujuan
Pedoman
Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) bertujuan untuk :
1.3.1.
Mempermudah
upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi di LPMTS.
1.3.2.
Menyelenggarakan
pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan di organisasi LPMTS.
1.3.3.
Menegakkan
wibawa dan displin organisasi serta menumbuhkan kesadaran, semangat dan
kegairahan berorganisasi dikalangan anggota.
1.4.Sasaran
Pedoman
penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) memiliki sasaran sebagai berikut :
1.4.1.
Terwujudnya
suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan berlaku
secara umum.
1.4.2.
Terpeliharanya
nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan
kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.
1.5.Landasan
Pedoman
Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) berlandaskan pada :
1.5.1.
Anggaran
Dasar dan Anggaran Rumah Tangga LPMTS
1.5.2.
Keputusan
Sidang Umum LPMTS tahun 2007
1.5.3.
Keputusan
Pengurus LPMTS.
II. Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
2.1 Pedoman Umum
2.1.1
Surat
Yang
dimaksud dengan surat dalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang
mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus
diperlukan untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan
dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
2.1.1.1. Sistematika Surat
Surat menyurat resmi organisasi dengan sistematika sebagai
berikut :
a. nomor surat, disingkat No.
b. Lampiran surat, disingkat Lamp.
c. Perihal Surat , disingkat Hal.
d. Sialamat surat, “Kepada Yth dst”
e. Kata Pembuka Surat
“Assalaamu ‘Alaikum ……. “
f. Kalimat Pengantar “ Salam silaturrahmi
…………. “
g. Maksud surat
h. Kata Penutup, “Wallahul Muwaffiq dst”,
wassalaamu ‘alaikum dst”
i. Tempat dan tanggal pembuatan surat.
j. Nama Pengurus organisasi beserta jabatan
2.1.1.2.
Bentuk
Surat
Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis surat khusus, ditulis dengan bentuk block style,
yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama
penandatangan surat berada ditepi yang sama.
2.1.1.3.
Jenis surat
Surat-surat
resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat, yakni Umum dan khusus. Surat Umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai
sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi. Dan
surat khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan
organisasi, produk normatif organisasi dan landasan pijak organisatoris. Jenis
tersebut diklasifikasikan kedalam dua sifat; intern dan ekstern.
2.1.1.4.
Kertas
Surat
Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio
berat 70 gram dan berkop (kepala surat LPMTS). Kop berikut amplop berisikan :
a. Lambang LPMTS, sebagaimana ditentukan pada
lampiran AD-ART LPMTS.
b. tulisan berupa tingkatan kepengurusan dan
alamat organisasi.
2.1.1.5.
Nomor
Surat
Seluruh surat resmi, organisasi disemua tingkatan
memiliki nomor yang terdiri atas :
a. nomor urut surat.
b. Tingkat dan periode kepengurusan
c. Jenis surat dan nomor surat.
d. Penanda Tangan surat
e. Bulan pembuatan surat.
f. Tahun pembuatan surat.
g. (lihat lampiran pedoman teknis, poin 2.2.1.)
2.1.2
Stempel
2.1.2.1. Bentuk Stempel
Stempel
organisasi untuk semua tingkatan organisasi berbentuk lingkaran.
2.1.2.2. Ukuran Stempel
stempel
resmi organisasi berukuran panjang 6 cm dan lebar 3 cm.
2.1.2.3. Tulisan Stempel
Stempel
resmi organisasi berisi :
1) Tingkatan kepengurusan
2) Nama Organisasi, baris kedua;
3) Nama Tempat atau daerah, baris kelima.
2.1.2.4. Tinta Stempel
seluruh
jenis stempel disemua tingkatan menggunakan tinta stempel warna biru. (lihat
lampiran 1 dan pedoman teknis point 2.2.2.).
2.1.3
Buku
Kas
2.1.4.1 Ukuran Buku Kas
Semua jenis
buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang
diperlukan.
2.1.4.1
Model
Buku Kas
Buku Kas
untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model
buku kas yang terdiri atas kolom ;
a. Nomor urut penerimaan
b. Uraian sumber kas
c. Jumlah uang yang diterima
d. Nomor urut pengeluaran
e. Uraian penggunaan kas
f. Jumlah uang yang dikeluarkan
(lihat
pedoman Teknis, point 2.2.4.)
2.1.4
Buku
Invetarisasi
2.1.4.1 Ukuran Buku Inventarisasi
Buku
inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan
kolom yang diperlukan
2.1.4.2 Model Buku Inventarisasi
Buku
inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi menggunakan model buku yang
terdiri atas kolom ;
a. Nomor urut.
b. Nama barang.
c. Merk barang.
d. Tahun pembelian.
e. Jumlah barang
f.
Keadaan
barang.
g. Keterangan.
(lihat pedoman Teknis, point
2.2.5.)
2.1.5
Papan
Nama
2.1.5.1
Bentuk
papan nama
Bentuk papan
nama organisasi berbentuk empat persegi panjang.
2.1.5.2.Ukuran
Papan Nama
Ukuran papan
nama, sesuai dengan ketentuan peraturan Mendagri no. 5 Thn 1986
2.2. Pedoman Teknis
2.2.1. Surat
2.2.1.1. Sebelum
proses pengetikan surat, sedapat mungkin membuat draft atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan
atau kekeliruan dalam pengetikan.
2.2.1.2. Agar memepermudah pemantauan dan
pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuat copy atau salinannya buat di
file atau di arsip.
2.2.1.3. Dalam
pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan
adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau
sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.
2.2.1.4. Setiap penomoran surat mengandung 4 item kode yaitu:
a. Nomor surat
b. Tingkat kepengurusan
c. Jenis Surat dan Nomor Urut:
Untuk Mudir
Aam:
1) Internal Khusus, seperti surat keputusan ditandai dengan kode: 01
2) Internal Umum, seperti surat-surat biasa
selain surat keputusan, ditandai kode; 02
3) Eksternal Khusus, seperti surat mandat khusus, audiensi dengan pejabat
dll, dipakai kode : 03
d. Penandatangan Surat
1) Jika Penanda tangan surat adalah Mudirul Aam dan Sekum ditandai dengan
kode: A-I
2) Jika Penanda tangan surat adalah Wakil Mudir dan Wakil Sekretaris
ditandai dengan kode : B-II
e. Bulan surat
kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan dan ditulis
dengan angka Arab.
f.
Tahun
Surat
Kode tahun
ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat.
Contoh : Surat Pengurus LPMTS
Nomor : 001.A.1-02-VI-2007
001 : Nomor urut surat keluar
A-I : ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekjend
02 : jenis surat internal khusus
VI : Bulan ditetapkannya surat
2007 : Tahun Pembuatan Surat
Agenda surat Keluar
No
|
No. Surat
|
Sie. Alamat Surat
|
Tanggal Surat
|
Hal
|
Ket
|
|
Buat
|
Kirim
|
|||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Agenda Surat masuk
No
|
No. Surat
|
Sie. Alamat Surat
|
Tanggal Surat
|
Hal
|
Ket
|
|
Buat
|
Datang
|
|||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
III. PENUTUP
3.1. Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
ini akan berfungsi sebagaiman mestinya, jika seluruh anggota dan pengurus
disemua tingkatan organisasi berkemauan
keras melakukan pedoaman ini secara sungguh-sungguh.
3.2. Hal-ahal yang belum terjangkau dalam
pedoman ini akan diatur kemudian oleh pengurus besar.
Wallahul Muwaffiq Ilaa
Aqwaamith Thaariq