PERATURAN ORGANISASI

PERATURAN ORGANISASI

PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

LEMBAGA PENDIDIKAN MADRASAH TUHFATUSH SHIBYAN

 I.          Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada sistem tertib administrasi yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di lingkungan LPMTS, maka diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar menjadi tradisi organisasi yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan progran organisasi guna mencapai tujuan.

Kecuali untuk memelihara keutuhan dan kesatuan gerak organisasi, adanya sistem administrasi itu juga untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris diseluruh tingkatan organisasi secara vertikal. Oleh karena itu terbitnya Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi merupakan suatu jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara sah di lingkungan LPMTS.

1.2.Pengertian

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi adalah serangkaian aturan mengenai penyelenggaraan organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang berlaku di LPMTS.

1.3. Tujuan

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) bertujuan untuk :

1.3.1.      Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi di LPMTS.

1.3.2.      Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan di organisasi LPMTS.

1.3.3.      Menegakkan wibawa dan displin organisasi serta menumbuhkan kesadaran, semangat dan kegairahan berorganisasi dikalangan anggota.

1.4.Sasaran

Pedoman penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) memiliki sasaran sebagai berikut :

1.4.1.      Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan berlaku secara umum.

1.4.2.      Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.

1.5.Landasan

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) berlandaskan pada :

1.5.1.      Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga LPMTS

1.5.2.      Keputusan Sidang Umum LPMTS tahun 2007

1.5.3.      Keputusan Pengurus LPMTS.

  II.     Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi

2.1  Pedoman Umum

2.1.1        Surat

Yang dimaksud dengan surat dalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:

2.1.1.1.    Sistematika Surat

Surat menyurat resmi organisasi dengan sistematika sebagai berikut :

a.    nomor surat, disingkat No.

b.    Lampiran surat, disingkat Lamp.

c.    Perihal Surat , disingkat Hal.

d.    Sialamat surat, “Kepada Yth dst”

e.    Kata Pembuka Surat  “Assalaamu ‘Alaikum ……. “

f.      Kalimat Pengantar “ Salam silaturrahmi …………. “

g.    Maksud surat

h.    Kata Penutup, “Wallahul Muwaffiq dst”, wassalaamu ‘alaikum dst”

i.      Tempat dan tanggal pembuatan surat.

j.      Nama Pengurus organisasi beserta jabatan

2.1.1.2.    Bentuk Surat

Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis surat khusus, ditulis dengan bentuk block style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat berada ditepi yang sama.

2.1.1.3.    Jenis surat

Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat, yakni Umum dan khusus. Surat Umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi. Dan surat khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi, produk normatif organisasi dan landasan pijak organisatoris. Jenis tersebut diklasifikasikan kedalam dua sifat; intern dan ekstern.

2.1.1.4.    Kertas Surat

Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 70 gram dan berkop (kepala surat LPMTS). Kop berikut amplop berisikan :

a.    Lambang LPMTS, sebagaimana ditentukan pada lampiran AD-ART LPMTS.

b.    tulisan berupa tingkatan kepengurusan dan alamat organisasi.

2.1.1.5.    Nomor Surat

Seluruh surat resmi, organisasi disemua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas :

a.    nomor urut surat.

b.    Tingkat dan periode kepengurusan

c.    Jenis surat dan nomor surat.

d.    Penanda Tangan surat

e.    Bulan pembuatan surat.

f.      Tahun pembuatan surat.

g.    (lihat lampiran pedoman teknis, poin 2.2.1.)

2.1.2         Stempel

2.1.2.1.    Bentuk Stempel

Stempel organisasi untuk semua tingkatan organisasi berbentuk lingkaran.

2.1.2.2.    Ukuran Stempel

stempel resmi organisasi berukuran panjang 6 cm dan lebar 3 cm.

2.1.2.3.    Tulisan Stempel

Stempel resmi organisasi berisi :

1)   Tingkatan kepengurusan

2)   Nama Organisasi, baris kedua;

3)   Nama Tempat atau daerah, baris kelima.

2.1.2.4.    Tinta Stempel

seluruh jenis stempel disemua tingkatan menggunakan tinta stempel warna biru. (lihat lampiran 1 dan pedoman teknis point 2.2.2.).

2.1.3         Buku Kas

2.1.4.1  Ukuran Buku Kas

Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.

2.1.4.1  Model Buku Kas

Buku Kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model buku kas yang terdiri atas kolom ;

a.    Nomor urut penerimaan

b.    Uraian sumber kas

c.    Jumlah uang yang diterima

d.    Nomor urut pengeluaran

e.    Uraian penggunaan kas

f.      Jumlah uang yang dikeluarkan

(lihat pedoman Teknis, point 2.2.4.)

2.1.4         Buku Invetarisasi

2.1.4.1  Ukuran Buku Inventarisasi

Buku inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan kolom yang diperlukan

2.1.4.2 Model Buku Inventarisasi

Buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi menggunakan model buku yang terdiri atas kolom ;

a.       Nomor urut.

b.      Nama barang.

c.       Merk barang.

d.      Tahun pembelian.

e.       Jumlah barang

f.        Keadaan barang.

g.       Keterangan.

   (lihat pedoman Teknis, point 2.2.5.)

2.1.5        Papan Nama

2.1.5.1  Bentuk papan nama

Bentuk papan nama organisasi berbentuk empat persegi panjang.

2.1.5.2.Ukuran Papan Nama

Ukuran papan nama, sesuai dengan ketentuan peraturan Mendagri no. 5 Thn 1986

2.2.     Pedoman Teknis

2.2.1.  Surat

2.2.1.1.  Sebelum proses pengetikan surat, sedapat mungkin membuat draft atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.

2.2.1.2. Agar memepermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuat copy atau salinannya buat di file atau di arsip.

2.2.1.3.  Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.

2.2.1.4. Setiap penomoran surat mengandung 4 item kode yaitu:

a.    Nomor surat

b.    Tingkat kepengurusan

c.    Jenis Surat dan Nomor Urut:

Untuk Mudir Aam:

1)   Internal Khusus, seperti surat keputusan ditandai dengan kode: 01

2)   Internal Umum, seperti surat-surat biasa selain surat keputusan, ditandai kode; 02

3)   Eksternal Khusus, seperti surat mandat khusus, audiensi dengan pejabat dll, dipakai kode : 03

d.      Penandatangan Surat

1)   Jika Penanda tangan surat adalah Mudirul Aam dan Sekum ditandai dengan kode: A-I

2)   Jika Penanda tangan surat adalah Wakil Mudir dan Wakil Sekretaris ditandai dengan kode : B-II

e.       Bulan surat

kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan dan ditulis dengan angka Arab.

f.        Tahun Surat

Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat.

Contoh : Surat Pengurus LPMTS

Nomor : 001.A.1-02-VI-2007

001    : Nomor urut surat keluar

A-I    : ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekjend

02      : jenis surat internal khusus

VI      : Bulan ditetapkannya surat

2007 : Tahun Pembuatan Surat

Agenda surat Keluar

No	No. Surat	Sie. Alamat Surat	Tanggal Surat		Hal	Ket
			Buat	Kirim
1	2	3	4	5	6	7

 Agenda Surat masuk

No	No. Surat	Sie. Alamat Surat	Tanggal Surat		Hal	Ket
			Buat	Datang
1	2	3	4	5	6	7

III. PENUTUP

3.1.  Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi ini akan berfungsi sebagaiman mestinya, jika seluruh anggota dan pengurus disemua tingkatan  organisasi berkemauan keras melakukan pedoaman ini secara sungguh-sungguh.

3.2.   Hal-ahal yang belum terjangkau dalam pedoman ini akan diatur kemudian oleh pengurus besar.

Wallahul Muwaffiq Ilaa Aqwaamith Thaariq